Regulamin
korzystania z platformy „Baza o Publikacjach”
wersja 2.0

Niniejszy Regulamin został sporządzony w oparciu o przepisy powszechnie obowiązującego prawa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Regulamin określa zasady działania i użytkowania dostępnej pod adresem www.bop.copyrightpolska.com.pl platformy „Baza o Publikacjach”, stworzonej, aktualizowanej i administrowanej przez SAiW Copyright Polska dzięki zaciąganiu danych o polskim rynku książki z baz danych Biblioteki Narodowej oraz baz danych dystrybutorów książek, jak również udostępnianych i aktualizowanych na bieżąco przez samych wydawców, którzy z niej korzystają. Baza o Publikacjach komunikuje się również z bazą danych utworów publikowanych w formie drukowanej ARROW (Accessible Registries of Rights Information and Orphan Works), co chroni interesy uprawnionego.

Baza o Publikacjach powstała w celu ułatwienia poszukiwań podmiotów, którym przysługują autorskie prawa majątkowe do utworów oraz przede wszystkim w celu poszukiwania uprawnionych do dzieł osieroconych, a także w celu zapewnienia elektronicznego narzędzia służącego do przeglądania, weryfikowania i uzupełniania przez zarejestrowanych użytkowników aktualnych informacji o prawach do poszczególnych publikacji, wprowadzania nowych oraz brakujących w bazie pozycji, co zapewnia pełniejszą informację o statusie komercyjnym i prawnym publikacji, służąc realizacji działalności SAiW Copyright Polska jako organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi dla zbiorowej korzyści uprawnionych, która to działalność zdefiniowana została w art. 3 pkt 1 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi z dnia 4 lipca 2018 r. (Dz. U. 2018, poz. 1293).

Regulamin określa prawa i obowiązki Usługobiorców, a także prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Stowarzyszenia Autorów i Wydawców COPYRIGHT POLSKA (dalej: SAiW lub SAiW CP) jako podmiotu zarządzającego i prowadzącego Bazę o Publikacjach.

I. DEFINICJE
Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
1.1. Adres poczty elektronicznej – oznaczenie konta pocztowego e-mail umożliwiające porozumiewanie się w tym przesyłanie wiadomości tekstowych i graficznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
1.2. BoP lub platforma – oznacza udostępnianą Usługobiorcom przez Usługodawcę platformę webową pt. „Baza o Publikacjach”.
1.3. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej zdefiniowane w RODO, przetwarzane przez Usługodawcę, dostępne w BoP, w tym informacje przetwarzane w celu prawidłowego świadczenia Usług określonych w niniejszym Regulaminie, jak również w celach zdefiniowanych w preambule Regulaminu.
1.4. Formularz rejestracyjny – formularz wypełniany przez Wydawcę w celu rejestracji i założenia Konta w BoP oraz nawiązania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, dostępny jest pod adresem www.bop.copyrightpolska.com.pl .
1.5. Konto – udostępnione przez Usługodawcę, po rejestracji Użytkownika wydawcy, miejsce na serwerze, do którego Użytkownik uzyskuje dostęp po uwierzytelnieniu się, pozwalające na korzystanie z Usługi. Ilekroć mowa w niniejszym Regulaminie o Koncie, należy przez to rozumieć również Subkonto, chyba że z wyraźnie zaznaczono inaczej w treści Regulaminu.
1.6. Subkonto – udostępnione przez Usługodawcę dla Użytkownika podrzędnego miejsce na serwerze przypisane do Konta, do którego Użytkownik uzyskuje dostęp po uwierzytelnieniu się z wykorzystaniem loginu i hasła, pozwalające na korzystanie z uprawnień przydzielonych mu przez Użytkownika wydawcę.
1.7. Login – ciąg znaków wprowadzanych przez Użytkownika podczas procesu uwierzytelniania w BoP, tworzony na etapie rejestracji Konta bądź Subkonta, umożliwiający późniejszą identyfikację Użytkownika podczas korzystania z Usługi.
1.8. Regulamin – niniejszy Regulamin korzystania z platformy „Baza o Publikacjach”. Regulamin jest ogólnodostępny na stronie internetowej SAIW CP www.copyrightpolska.pl pod zakładką Serwis wydawcy > BoP – Baza o publikacjach > Regulamin BoP oraz pod adresem bazy BoP www.bop.copyrightpolska.com.pl
1.9. Środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między Systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.
1.10. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą z chwilą rejestracji Użytkownika wydawcy.
1.11. Umowa powierzenia przetwarzania danych- umowa na podstawie której Usługobiorca (Wydawca) zlecił Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO – której wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
1.12. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.13. Usługi – wszelkie usługi świadczone przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy za pośrednictwem platformy BoP w oparciu o niniejszy Regulamin.
1.14. Usługobiorca – Wydawca prowadzący wydawnictwo, jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy prawa przyznają zdolność prawną, będąca usługobiorcą w rozumieniu art. 2 pkt 7 UŚUDE, korzystająca z Usług oferowanych przez Usługodawcę na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.
1.15. Usługodawca – Stowarzyszenie Autorów i Wydawców COPYRIGHT POLSKA z siedzibą w Krakowie (31-123), przy ul. Krupniczej 12/6, wpisane przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego oraz do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS – 0000139675, NIP: 677-22-08-353, REGON: 356696170
1.16. UŚUDE – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 650.ze zm.).
1.17. Użytkownik – Usługobiorca, lub wskazana przez niego osoba, której w BoP założone zostało Konto Użytkownika wydawcy bądź Subkonto dla Użytkownika podrzędnego.
1.18. Użytkownik podrzędny – rola w BoP zdefiniowana przez Użytkownika wydawcę z udostępnionymi uprawnieniami do funkcjonalności Konta, które Usługobiorca chce przypisać sobie znanej osobie, za której działania lub zaniechania odpowiada, w celu umożliwienia jej korzystania z Konta za pośrednictwem utworzonego Subkonta o zakresie uprawnień określonym przez Użytkownika wydawcę.
1.19. Użytkownik wydawca – Usługobiorca, któremu zostało założone Konto.

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE
2.1. Niniejszy Regulamin określa:
2.1.1. prawa i obowiązki Usługodawcy Użytkowników działających w imieniu Usługobiorcy związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną,
2.1.2. zasady i warunki świadczenia Usługi,
2.1.3. zasady ochrony Danych osobowych przetwarzanych za pomocą platformy BoP, w rozumieniu RODO.
2.2. Usługodawca świadczy Usługi drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem.
2.3. Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Usługobiorcom niniejszy Regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, także w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści Regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługują się Usługobiorcy. W szczególności Usługobiorcy mogą bez jakichkolwiek ograniczeń pobierać Regulamin ze stron www.bop.copyrightpolska.com.pl oraz www.copyrightpolska.pl/pl/3/235/246/Regulamin-BoP jako plik w formacie PDF.
2.4. Usługobiorca jest zobowiązany do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili podjęcia czynności zmierzających do skorzystania z Usług.

III. WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ USŁUGODAWCĘ
3.1. Wymagania techniczne niezbędne do prawidłowej współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się Usługodawca są następujące:
3.1.1. połączenie z siecią Internet,
3.1.2. przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera dokumentów HTML, przy czym przeglądarka Internet Explorer powinna być co najmniej w wersji 2.0,
3.1.3. ustawienia przeglądarki akceptujące pliki Cookies,
3.1.4. posiadanie aktywnego adresu poczty elektronicznej,
3.1.5. System operacyjny Windows XP / 32 bit i nowszy,
3.1.6. Procesor o częstotliwości nie mniejszej niż 1 GHz,
3.1.7. 1 GB RAM,
3.1.8. zainstalowana nakładka JAVA minimum w wersji 6 bądź wyższej.
3.2. Usługodawca informuje, że pliki Cookies będą instalowane na dysku twardym komputera Użytkownika logującego się w BoP w celu umożliwienia prawidłowego korzystania ze wszystkich funkcjonalności ww. platformy. Warunki instalowania oraz możliwości wyrażenia sprzeciwu wobec instalowania plików Cookies określa „Polityka plików Cookies” dostępna pod adresem http://www.copyrightpolska.pl/pl/3/0/171/Polityka-plikow-cookies. Zainstalowane na dysku twardym komputera Użytkownika pliki Cookies nie powodują zmian konfiguracyjnych w tym komputerze lub oprogramowaniu na nim zainstalowanym.
3.3. Usługodawca ostrzega, że korzystanie z Usług może wiązać się ze standardowym ryzykiem z uwagi na wykorzystanie sieci Internet, w szczególności działaniem oprogramowania złośliwego bądź szkodliwego pochodzących z sieci publicznej. Zaleca się Usługobiorcy przedsięwzięcie odpowiednich czynności w celu ich zminimalizowania w tym stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego oraz nieudostępnianie haseł dostępu osobom nieuprawnionym. Usługodawca dokłada wszelkich starań, ażeby dane dostępne w BoP, w tym dane Użytkowników, pozostawały poufnymi, w tym celu wdrożył niezbędne środki ochrony zmierzające do zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją. Korzystanie z Serwisu odbywa się za pośrednictwem certyfikatu SSL (ang. Secure Sockets Layer), pozwalającego na bezpiecznie (szyfrowane) połączenie pomiędzy przeglądarką internetową Użytkownika a Serwisem.
3.4. Usługodawca oświadcza, iż dane zawarte w BoP, dane identyfikacyjne Użytkowników oraz inne umieszczone na platformie przez nich dane, będą przechowywane na serwerze zlokalizowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bądź innego państwa należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3.5. Usługodawca zobowiązuje się względem Usługobiorcy do rozpoczęcia świadczenia Usług niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych od chwili zakończenia procesu zakładania Konta, tj. otrzymania od Usługobiorcy oryginału „Dokumentu rejestracyjnego” Użytkownika wydawcy.
3.6. Zakazane jest kopiowanie bazy BoP oraz podejmowania prób jej pozyskania, dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym oraz korzystanie przez niego z Usług w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub naruszający dobra osobiste osób trzecich.
3.7. Usługobiorca oraz każdy Użytkownik zobowiązany jest zamieszczać treści w BoP merytorycznie poprawne, zgodne z prawdą oraz przepisami prawa i nienaruszające praw osób trzecich. Usługobiorca odpowiada za treści zamieszczone przez siebie i przez Użytkowników podrzędnych, których Usługobiorca zarejestrował w BoP.
3.8. Usługodawca informuje, iż będzie weryfikował zamieszczane przez Użytkowników treści oraz zastrzega sobie prawo do ich usunięcia lub zablokowania Konta lub rozwiązania Umowy, w przypadku naruszenia przez Użytkownika postanowień Regulaminu.
3.9. Z chwilą wprowadzenia przez Usługobiorcę danych do BoP za pośrednictwem Konta, innych niż wskazane w pkt. 3.10 poniżej, Usługobiorca powierza na warunkach umowy powierzenia zawartej zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2 do Regulaminu Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych. Usługodawca będzie te dane przetwarzał zgodnie z RODO tak długo, dopóki cel, dla którego dane są dostępne w BoP, nie zostanie osiągnięty, do czasu zdecydowania przez Usługobiorcę o ich usunięciu lub ich zaktualizowaniu przez Użytkownika.
3.10. W BoP znajdują się również dane osobowe, które Usługodawca przetwarza jako ich administrator w rozumieniu RODO, a do których Usługobiorca z chwilą otrzymania Konta uzyskuje dostęp. Użytkownik nie ma prawa usuwać danych udostępnionych przez Usługodawcę w BoP, lecz może je aktualizować lub wprowadzać nowe dane. Dane, o których mowa w zdaniu powyżej obejmują:

a) Dane podstawowe

Wydawca (nazwa /imię i nazwisko), adres siedziby/zamieszkania
Tytuł publikacji
Podtytuł publikacji
Status publikacji
Zapowiedź
Dostępna
Niedostępne w obrocie handlowym
Data publikacji

b) Autorstwo publikacji

Rodzaj autorstwa
Określony twórca
Różni autorzy
Autor nieznany
Anonim
Bez twórcy

c) Właściciel praw majątkowych

Data zawarcia umowy
Okres obowiązywania umowy

d) Informacje handlowe

Stan dostępności w sprzedaży
Data wprowadzenia do sprzedaży

e) Prawo

Domena publiczna
Dzieło osierocone

3.11. Usługobiorca, w ramach procesu rejestracji Konta, może złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na pozostawienie w BoP wprowadzonych przez Użytkowników danych, wobec których Usługodawca nie był administratorem danych, również po rozwiązaniu Umowy (usunięcia Konta). Wobec takich danych Usługodawca stanie się administratorem i będzie je przetwarzać do czasu wycofania zgody.
3.12. W przypadku wpłynięcia do Usługodawcy roszczenia osoby trzeciej bądź zawiadomienia od uprawnionego organu, związanego z treściami zamieszczanymi w BoP bądź działaniami podejmowanymi poprzez platformę, Usługodawca uprawniony będzie do przekazania Usługobiorcy kopii powyższego pisma, bądź gdy nie zezwalają na to przepisy prawa, do przekazania Usługobiorcy informacji o podjętych działaniach w celu zablokowania dostępu do treści zamieszczonych przez Użytkownika wydawcę (Usługobiorcę) bądź Użytkowników podrzędnych, na wskazany przez Usługodawcę adres poczty elektronicznej oraz usunięcia zamieszczonych przez Użytkownika w BoP treści spornych. Usługodawca zobowiązany jest w takiej sytuacji wystąpić odpowiednio do ww. osoby trzeciej bądź uprawnionego organu w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.

IV. REJESTRACJA, ZAŁOŻENIE KONTA, LOGOWANIE
4.1. Korzystanie z platformy BoP jest bezpłatne.
4.2. Jedynie podmiot prowadzący wydawnictwo może zawrzeć, akceptując niniejszy Regulamin, umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną i tym samym korzystać jako Usługobiorca z platformy BoP. Usługobiorca może dokonać rejestracji wskazanych przez siebie Użytkowników podrzędnych. Liczba wskazanych przez Usługobiorcę Użytkowników podrzędnych nie może przekraczać pięciu. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za działania bądź zaniechania dokonane w BoP przez ww. Użytkowników podrzędnych jak za własne działania bądź zaniechania.
4.3. Warunkiem rejestracji Konta przez Usługodawcę jest akceptacja Regulaminu, prawidłowe wypełnienie przez Usługobiorcę formularza rejestracyjnego oraz dołączenie do niego skanu prawidłowo wypełnionego „dokumentu rejestracyjnego” stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu, a ponadto załączenie skanu prawidłowo wypełnionej, podpisanej przez osoby uprawnione do reprezentacji wydawcy umowy powierzenia przetwarzania danych, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu, dostępnych również pod adresem www.bip.copyrightpolska.com.pl. Dokument rejestracyjny oraz umowa powierzenia przetwarzania danych musi zawierać pieczęć i podpis/y Wydawcy (osoby/osób uprawnionej/ych do reprezentacji Wydawcy). Oryginał „dokumentu rejestracyjnego” oraz obydwa egzemplarze (oryginały) umowy powierzenia przetwarzania danych powinny być przesłane na adres biura SAiW CP w Warszawie. Podpisany przez SAiW egzemplarz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zostanie odesłany Usługobiorcy na adres wskazany przez Usługobiorcę.
4.4. Akceptując Regulamin, Usługobiorca wyraża zgodę na wszystkie warunki w nim zawarte i zobowiązuje się do ich przestrzegania. Usługobiorca zobowiązany jest zapewnić także przestrzeganie postanowień Regulaminu przez Użytkowników podrzędnych przypisanych do Konta wydawcy. Usługobiorca zobowiązany jest ponadto zapoznać bądź umożliwić zapoznanie się z treścią Regulaminu przez Użytkowników podrzędnych, przed dopuszczeniem ich do korzystania z Konta.
4.5. Usługodawca, po wypełnieniu wymogów formalnych wskazanych w pkt 4.3. przez Usługobiorcę, utworzy dla Usługobiorcy w ramach BoP unikalne Konto Użytkownika wydawcy o nazwie (Loginie) wybranym przez Usługobiorcę. Usługobiorca podając nazwę Konta potwierdza, iż nazwa tego Konta nie narusza praw osób trzecich. Usługobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za wybór nazwy Konta.
4.6. Usługodawca może odmówić utworzenia Konta o określonej nazwie, jeżeli jest ona już zarejestrowana w BoP, jest sprzeczna z prawem, dobrymi obyczajami lub narusza dobra osobiste osób trzecich.
4.7. Usługodawca po utworzeniu Konta prześle Usługobiorcy na wskazany przez niego w formularzu rejestracyjnym adres poczty elektronicznej informacje o dokonanej aktywacji Konta.
4.8. Usługobiorca podczas rejestracji Konta bądź w dowolnym momencie jego użytkowania może dokonać utworzenia Subkont dla Użytkowników podrzędnych, którym przysługiwać będą uprawnienia do Konta określone przez Użytkownika wydawcę. Zgłoszenia Użytkowników podrzędnych może dokonać jedynie Usługobiorca podczas rejestracji Konta bądź w dowolnym momencie poprzez funkcjonalności dostępne z poziomu profilu Użytkownika wydawcy. Wszelkie czynności wykonane przez Użytkownika poczytuje się jako działania Usługobiorcy.
4.9. Usługobiorca, przesyłając Formularz rejestracyjny oraz „dokument rejestracyjny” oświadcza, że:
4.9.1. podane w nim dane dotyczące Użytkownika wydawcy są kompletne i zgodne ze stanem faktycznym,
4.9.2. jest uprawniony do zawarcia Umowy i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
4.9.3. podane informacje nie naruszają praw osób trzecich,
4.9.4. zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się do przestrzegania jego postanowień.
4.10. Umowa pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą jest zawierana z chwilą założenia przez Usługodawcę Konta dla Użytkownika wydawcy. Umowa powierzenia przetwarzania danych zawierana jest z chwilą złożenia podpisów przez Usługodawcę pod otrzymanym od Usługobiorcy egzemplarzem (oryginałem) umowy.
4.11. Usługodawca jest uprawniony do weryfikacji podanych przez Usługobiorcę Danych osobowych w każdym czasie z ogólnokrajowych rejestrów, poprzez kontakt telefoniczny z Usługobiorcą lub przesłanie wiadomości na Adres poczty elektronicznej Usługobiorcy.
4.12. Usługodawca może uzależnić rejestrację Użytkownika wydawcy w BoP od potwierdzenia prawdziwości podanych przez Usługobiorcę danych.
4.13. Profil Użytkownika w BoP zawiera dane Użytkownika podane przez Usługobiorcę. W przypadku zmiany jakichkolwiek danych każdy Użytkownik wydawca powinien niezwłocznie je zaktualizować poprzez udostępnione funkcjonalności w Koncie. Zabrania się w trakcie korzystania z Usług podawania danych nieprawdziwych, niepełnych bądź dotyczących osób trzecich, do których podania Użytkownik nie jest uprawniony.
4.14. Użytkownik nie jest uprawniony do korzystania z Konta innego Użytkownika i udostępniania swojego Konta nieuprawnionym osobom.
4.15. Logowanie do BoP odbywa się z wykorzystaniem Loginu oraz unikalnego hasła znanego jedynie uprawnionemu Użytkownikowi. Użytkownik jest obowiązany nie ujawniać jakiejkolwiek osobie trzeciej identyfikatora lub hasła.
4.16. Użytkownik powinien posiadać indywidualny Adres poczty elektronicznej. Adres ten stanowi konieczną formę identyfikacji Użytkownika i będzie wykorzystywany do wszelkiej korespondencji związanej ze świadczeniem Usług. Użytkownik wydawca w przypadku zmiany indywidualnego Adresu poczty elektronicznej, zobowiązany jest do bezzwłocznego wystąpienia na piśmie do Usługodawcy o jego zmianę, przesyłając ponownie „dokument rejestracyjny” zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu i wskazując w nim nowy Adresu poczty elektronicznej.
4.17. Rozpoczynając korzystanie z BoP, Użytkownik wydawca zobowiązany jest do weryfikacji danych adresowych Wydawcy w formularzu dostępnym z zakładki „Aktualizacja danych” na stronie Użytkownika BoP, po zalogowaniu się swoim loginem i hasłem dostępu do BoP. Aktualizacja powinna być wykonywana niezwłocznie po każdej zmianie danych Wydawcy. Wobec zaktualizowanych w ten sposób danych osobowych Usługodawca staje się ich administratorem danych z chwilą ich wprowadzenia przez Użytkownika do BoP.

V. RODZAJE I ZAKRES USŁUG ŚWIADCZONYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
5.1. BoP umożliwia zarządzanie informacjami o publikacjach objętych ochroną prawną, dziełach osieroconych, jak również o dziełach niedostępnych w handlu. Dzięki BoP Użytkownicy mogą zarządzać zarówno podstawowymi informacjami o swoich publikacjach, jak również zestawem informacji o prawach do nich i związanych z nimi umowach regulujących autorskie prawa majątkowe.
5.2. W ramach BoP Użytkownicy mogą posiadać dostęp do następujących modułów i funkcji:
   Katalog>Moje tytuły umożliwia wyszukanie interesującej pozycji poprzez dostępne klucze wyszukiwania, np. autor, tytuł publikacji, wydawca, dystrybutor, ISBN,
   Publikacje – umożliwia utworzenie nowego tytułu publikacji oraz zarządzanie wprowadzonymi przez Użytkownika wydawcy tytułami, jak również informacjami o prawach autorskich do tych publikacji,
   Informacje o koncie – umożliwia przejrzenie danych Konta,
   Usuwanie Konta – przypisane jedynie do Konta Użytkownika wydawcy, który to jedynie ma dostęp do zakładki „Usuń konto”; usunięcie Konta oznacza trwałe usunięcie uprawnień do korzystania z BoP dla Użytkownika wydawcy i ustanowionych przez niego Subkont dla Użytkowników podrzędnych: zostają usunięte z platformy dane identyfikacyjne wszystkich Użytkowników oraz wprowadzone przez Użytkowników dane powierzone zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu. Natomiast w związku z pierwotnym przeznaczeniem BoP – jakim jest zbudowanie i aktualizowanie elektronicznej bazy zawierającej kompleksowe i aktualne informacje o publikacjach, związanych z nimi prawach autorskich, ze wskazaniem podmiotów uprawnionych, dla lepszej ich ochrony, w tym w celu poszukiwania uprawnionych do dzieł osieroconych – pozostają zachowane dane udostępnione przez Usługodawcę, zgodnie postanowieniami pkt. 3.10 wprowadzone do BoP za pośrednictwem Konta, w tym zaktualizowane dane identyfikujące wydawnictwo, jego tytuły zapisane w BoP oraz informacje o prawach autorskich. Z chwilą usunięcia Konta przez Użytkownika wydawcę umowa o świadczenie usługi drogą elektroniczną wraz z umową powierzenia przetwarzania danych ulega rozwiązaniu bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń woli przez Usługobiorcę.
   Użytkownicy – umożliwia zarządzanie uprawnieniami Użytkowników, w tym zakładanie Użytkownika podrzędnego,
   Pomoc – umożliwia skorzystanie z przewodnika po funkcjonalnościach platformy BoP.
5.3. W ramach BoP dopuszczalne jest zarządzanie uprawnieniami poprzez przypisywanie roli bądź funkcji w ramach danej roli:
a) Użytkownik wydawca otrzymuje cztery uprawnienia:
   Dostęp do katalogu wydawcy – Katalog>Moje tytuły – katalog własnych publikacji,
   Edycja i tworzenie tytułów – edycja istniejących w BoP tytułów, dodawanie do bazy nowych tytułów i ich pełna edycja,
   Zarządzanie Użytkownikami – dodawanie Użytkowników podrzędnych, które jest uprawnieniem przypisanym jedynie Użytkownikowi wydawcy;
„Zarządzanie Użytkownikami” jest uprawnieniem jedynie „Użytkownika wydawcy” i tylko on może ustanowić swoich „Użytkowników podrzędnych” (w liczbie zadeklarowanej przy rejestracji), nadając im stosowne uprawnienia, z możliwością ich zmian w dowolnym momencie,
• Usuwanie konta – jak w p. 5.2.
b) Użytkownik podrzędny może otrzymać od Użytkownika wydawcy dwa uprawnienia:
   Dostęp do katalogu wydawcy – Katalog>Moje tytuły – dostęp do katalogu i przeglądania własnych publikacji,
   Edycja i tworzenie tytułów – edycja istniejących w BoP tytułów oraz dodawanie nowych tytułów z możliwością ich edycji.
Przy czym: „Dostęp do katalogu wydawcy” – Katalog>Moje tytuły – daje możliwość wyłącznie przeglądania własnego katalogu, bez możliwości edycji i zmian danych w BoP
„Edycja i tworzenie tytułów” – Publikacje>Utwórz – daje prawo jedynie do tworzenia nowych tytułów, bez prawa do przeglądania katalogu.
Prawa do używania obu funkcji można udzielać zarówno łącznie, jak i rozłącznie. Jednak tylko w opcji łącznej jest możliwe tworzenie tytułów i edytowanie oraz zmiany w publikacjach.

VI. REKLAMACJE
6.1. Usługobiorcy przysługuje prawo do złożenia reklamacji u Usługodawcy w sprawach dotyczących Usług. Usługobiorcy są uprawnieni do złożenia reklamacji w przypadku gdy Usługodawca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków opisanych w niniejszym Regulaminie lub wywiązuje się z nich w sposób niezgodny z postanowieniami Regulaminu.
6.2. Reklamacje są rozpatrywane przez Usługodawcę w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo złożonej reklamacji. W przypadku skomplikowanego przedmiotu reklamacji bądź innych szczególnych okoliczności Usługodawca może wydłużyć termin rozpatrzenia reklamacji do 30 dni, wówczas poinformuje o tym Usługobiorcę za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, przesyłając na adres poczty elektronicznej Usługobiorcy stosowną informację, wskazując przyczyny opóźnienia i przewidywany termin rozpatrzenia reklamacji.
6.3. Reklamacja może zostać wysłana pocztą elektroniczną na adres: adminbop@copyrightpolska.pl Reklamacja powinna zawierać dane identyfikujące Usługobiorcę w szczególności imię i nazwisko i/lub nazwę Wydawnictwa, adres siedziby, adres poczty elektronicznej, imię i nazwisko reprezentanta Wydawnictwa oraz treść reklamacji wraz ze wskazanie okoliczności uzasadniających jej złożenie. Tylko wtedy zostanie rozpatrzona.
6.4. O uwzględnieniu lub odmowie uwzględnienia reklamacji Usługodawca zawiadomi Usługobiorcę niezwłocznie po jej rozpatrzeniu, przesyłając stosowną informację na adres poczty elektronicznej, z której przesłana została reklamacja, bądź na inny adres poczty elektronicznej wskazany przez Usługobiorcę w treści reklamacji.

VII. POLITYKA OCHRONY PRYWATNOŚCI
7.1. Usługodawca przywiązuje ogromną wagę do prawidłowości, transparentności przetwarzania i ochrony Danych osobowych oraz przetwarza te dane z poszanowaniem aktualnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO).
7.2 Informujemy, że Administratorem danych osobowych udostępnianych Usługobiorcy poprzez BoP oraz danych osobowych Użytkowników, w tym danych adresowych Usługobiorcy, jest Usługodawca. Usługodawca przetwarza w BoP następujące kategorie danych:

a) Dane podstawowe

Wydawca (nazwa /imię i nazwisko), adres siedziby/zamieszkania
Tytuł publikacji
Podtytuł publikacji
Status publikacji
Zapowiedź
Dostępna
Niedostępne w obrocie handlowym
Data publikacji

b) Autorstwo publikacji

Rodzaj autorstwa
Określony twórca
Różni autorzy
Autor nieznany
Anonim
Bez twórcy

c) Właściciel praw majątkowych

Data zawarcia umowy
Okres obowiązywania umowy

d) Informacje handlowe

Stan dostępności w sprzedaży
Data wprowadzenia do sprzedaży

e) Prawo

Domena publiczna
Dzieło osierocone

7.3. Pozostałe rodzaje danych osobowych wprowadzonych przez Usługobiorcę w ramach funkcjonalności Konta Usługodawca przetwarza jako podmiot przetwarzający, o którym mowa w art. 7 pkt 8 RODO, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
7.4 Usługodawca przetwarza Dane osobowe, o których mowa w pkt. 7.2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu:
a) utworzenia i utrzymania elektronicznej bazy zawierającej kompleksowe i aktualne informacje o publikacjach i związanymi z nimi prawami autorskimi, dla lepszej ich ochrony, w tym w celu poszukiwania uprawnionych do dzieł, w szczególności dzieł osieroconych,
b) weryfikowania i aktualizowania przez wydawców informacji o prawach do poszczególnych publikacji, wprowadzania nowych pozycji, co zapewnia pełniejszą informację o statusie komercyjnym i prawnym publikacji, służy realizacji działalności SAiW Copyright Polska jako organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi dla zbiorowej korzyści uprawnionych,
c) udostępniania informacji o utworach z BoP podmiotom zobowiązanym do starannych poszukiwań uprawnionych, którym przysługują autorskie prawa do utworów. Staranne poszukiwania są ustawowym obowiązkiem podmiotów upoważnionych do korzystania z dzieł osieroconych, określonym w art. 35 [6] ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. 2018, poz. 1191 ze zm.), w zw. z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 października 2015 r. w sprawie wykazu źródeł, których sprawdzenie jest wymagane w ramach starannych poszukiwań uprawnionych do utworów i przedmiotów praw pokrewnych, które mogą być uznane za osierocone, oraz sposobu dokumentowania informacji o wynikach starannych poszukiwań (Dz. U. 2015, poz. 1823). Prowadzący staranne poszukiwania mają obowiązek przeszukać źródła wymienione w załączniku do ww. rozporządzenia, w tym zwrócić się o informacje będące w posiadaniu wskazanych w rozporządzeniu organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, m.in. SAiW CP,
d) archiwizacyjnym,
e) dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, w tym wykonywania statutowych zadań SAiW CP jako organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.
7.5. Usługodawca na podstawie niniejszego Regulaminu jest uprawniony do przetwarzania Danych osobowych Użytkowników w celu umożliwienia Usługobiorcom korzystania z Usługi zgodnie z Regulaminem, rozpatrzenia ewentualnych reklamacji. Dane osobowe Usługobiorców będą przetwarzane przez Usługodawcę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w związku z zawarciem na podstawie niniejszego Regulaminu umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane przez Usługodawcę także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w związku z prawnie uzasadnionym interesem Usługodawcy, którym jest zapewnienie Użytkownikom prawidłowego świadczenia usług w oparciu o niniejszy Regulamin. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane na życzenie Usługobiorcy w celu umożliwienia Usługobiorcy faktycznego korzystania z Usługi.
7.6. Usługodawca zapewnia bezpieczeństwo Danych osobowych zawartych w platformie, stosując środki ochrony fizycznej, organizacyjnej oraz sprzętowej niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych Danych osobowych. Usługodawca zapewnia środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione Danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną. Usługodawca dokłada wszelkich starań, ażeby należycie chronić Dane osobowe.
7.7. Dane osobowe ujęte w BoP lub dane Użytkowników mogą być udostępniane innym podmiotom, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa, gdy jest to prawnie uzasadniony interes Usługodawcy bądź podmiotu trzeciego, bądź gdy Użytkownik wyrazi na to zgodę. Dane osobowe przetwarzane w BoP są udostępniane podmiotom, o których mowa w pkt. 7.4 lit. c), a także udostępniane w celu komunikacji z bazą ARROW (Accessible Registries of Rights Information and Orphan Works).
Usługodawca informuje, iż w celu zapewnienia właściwej obsługi Platformy korzysta z usług niżej wymienionych podwykonawców, którym powierza do przetwarzania dane osobowe na podstawie pisemnej umowy: H88 S.A. z siedzibą w Poznaniu, Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań. Podmiot ten jako właściciel serwerów, z których korzysta Usługodawca, ma dostęp do wszelkich danych przetwarzanych w BoP.
7.8. Dane osobowe mogą być ujawniane w przyszłości również innym podmiotom wspierającym działania Usługodawcy tj. serwisantom i dostawcom systemów informatycznych, w tym urządzeń informatycznych, na których te dane są przetwarzane, kancelariom prawnym i podatkowym, firmom consultingowym i audytorom, operatorom pocztowym i firmom kurierskim, dostawcom serwerów w tym firmom obsługującym te serwery, a w przypadku powstania roszczeń również firmom windykującym.
7.9. Podanie Danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w oparciu o niniejszy Regulamin oraz realizacji usług zgodnie z Regulaminem.
7.10. Dane osobowe Użytkowników, a tym samym przypisane im Konta będą przetwarzane (utrzymywane) przez Usługodawcę tak długo, dopóki Użytkownik Wydawca nie usunie swojego Konta lub nie usunie Subkont Użytkowników podrzędnych lub nie nastąpi któreś ze zdarzeń wskazanych w pkt. 8.5–8.7 Regulaminu, z zastrzeżeniem przypadku naruszenia przez Użytkownika postanowień niniejszego Regulaminu, które skutkować będzie dochodzeniem przez Usługodawcę roszczeń, wówczas Dane osobowe będą przetwarzane również po rozwiązaniu Umowy przez czas niezbędny do dochodzenia roszeń, jednak nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w pkt 3.11, dane osobowe będą przetwarzane do momentu cofnięcia tej zgody. Przesłane dokumenty rejestracyjne, o których mowa w pkt. 4.3 powyżej, będą przechowywane nie dłużej niż do rozwiązania umowy, z zastrzeżeniem postanowień, o których mowa w zdaniu powyżej.
7.11. Dane osobowe, o których mowa w pkt 7.2, w tym Dane osobowe wprowadzone lub zaktualizowane przez Użytkowników, będą przetwarzane przez Usługodawcę do momentu zrealizowania celów wskazanych w pkt 7.4. powyżej lub do momentu podjęcia przez Usługodawcę decyzji o ich usunięciu, likwidacji Usługodawcy lub ich zmiany przez Użytkownika, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.

Dane osobowe pochodzą z następujących źródeł:
a) bezpośrednio od osoby której dane dotyczą,
b) od Użytkowników,
c) od Biblioteki Narodowej,
d) od dystrybutorów książek i innych utworów pisanych,
e) ze źródeł powszechnie dostępnych, np. strony internetowe wydawców, CEIDG, KRS.
7.12. Dane osobowe będą podlegały automatycznym procesom przetwarzania danych, lecz procesy te nie opierają się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 RODO.
7.13. Każdej osobie, której dane dotyczą, Usługodawca zapewnia prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania. Aktualizowanie danych następuje zgodnie z Regulaminem.
Ponadto, osobie której dane dotyczą przysługują zgodnie z RODO następujące prawa:
a) żądania usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
b) wniesienia skargi do organu nadzorczego,
c) uzyskania kopii swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo do przeniesienia tych Danych osobowych do innego administratora danych,
d) wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą lub gdy Dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim,
e) w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych, przysługuje prawo jej cofnięcia w każdym czasie.
7.14. Usługodawca deklaruje, że nie będzie udostępniać Danych osobowych innym podmiotom dla realizacji celów marketingowych, chyba że otrzyma od osoby, której dane dotyczą wyraźne polecenie dla takiego działania.
7.15. W przypadku pojawienia się pytań związanych z przetwarzaniem Danych osobowych lub chęci skorzystania z przysługujących osobie, której dane dotyczą praw wskazanych powyżej, prosimy o kierowanie korespondencji pod adres siedziby Usługodawcy lub elektronicznie na adres email: biuro@copyrightpolska.pl
7.16. W przypadku chęci skontaktowania się z naszym Inspektorem Ochrony Danych prosimy o kierowanie korespondencji na adres siedziby Usługodawcy z dopiskiem „IOD” lub elektronicznie na adres e-mail: iod@copyrightpolska.pl
7.17. W każdej z powyższych form komunikacji prosimy o podanie swojego imienia i nazwiska i/lub nazwy, adresu siedziby lub adresu zamieszkania oraz ewentualnie adresu do korespondencji, imienia i nazwiska reprezentanta oraz loginu w BoP (w przypadku Użytkowników) w celu prawidłowego zidentyfikowania osoby kierującej korespondencję. Informujemy, że w przypadku powzięcia wątpliwości co do autentyczności osoby występującej z wnioskiem możemy zwrócić się do nadawcy wiadomości o podanie dodatkowych danych uwierzytelniających lub wysłać wiadomość na adres poczty elektronicznej wskazany w BoP. Ponadto informujemy, że ze względów bezpieczeństwa będziemy odpowiadać na powyższe wnioski wyłącznie w przypadku skierowania korespondencji listownej z odręcznym, czytelnym podpisem lub wniosków pochodzących z adresów e-mail wskazanych w BoP.
7.18. W przypadku skierowania do Usługodawcy korespondencji, o której mowa w pkt 7.14, dołożymy starań, ażeby zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa udzielić odpowiedzi w terminie 30 dni. Z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, jakie zostaną przesłane, termin odpowiedzi może ulec wydłużeniu do 90 dni, wówczas Usługodawca poinformuje w terminie miesiąca o takim wydłużeniu, w sposób, w jaki otrzymał korespondencję (tj. listownie na wskazany adres nadawcy lub mailowo na adres e-mail, z którego wiadomość została wysłana).

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
8.1. Regulamin w wersji 2.0. wchodzi w życie w dniu 31 sierpnia 2018 r. i obowiązuje do odwołania.
8.2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu, bez konieczności uzasadniania Usługobiorcy przyczyn tej zmiany, z zastrzeżeniem punktu 8.3.
8.3. Usługodawca zobowiązuje się do poinformowania Usługobiorcy o zmianach dokonanych w Regulaminie poprzez umieszczenie jednolitego tekstu Regulaminu na stronie internetowej pod adresem www.bop.copyrightpolska.com.pl oraz bezpośrednie poinformowanie Usługobiorcy drogą elektroniczną na podany przez niego Adres poczty elektronicznej.
8.4. Zmiany dokonane w Regulaminie wchodzą w życie wobec Usługobiorcy z chwilą dokonania ponownej akceptacji przez Usługobiorcę zmienionego Regulaminu, co wymaga ponownego wypełnienia i przesłania przez niego do Usługodawcy „dokumentu rejestracyjnego” wskazanego w Załączniku nr 1 do Regulaminu. Usługobiorca zostanie w tym celu powiadomiony przez Usługodawcę poprzez przesłanie komunikatu o zmianie regulaminu na Adres poczty elektronicznej wskazany w „dokumencie rejestracyjnym”. Usługobiorcy, którzy dokonali akceptacji wersji regulaminu starszej niż 2.0, zobowiązani są do wypełnienia wymogów wskazanych w pkt 4.3 Regulaminu, a więc przesłanie wypełnionych i podpisanych oryginałów dokumentów stanowiących odpowiednio Załączniki nr 1 i 2 do Regulaminu, bez konieczności ponownego wypełniania w systemie BoP elektronicznego formularza rejestracyjnego
8.5. W przypadku określonym w pkt 8.3. Usługobiorca ma prawo rozwiązać Umowę niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zmianie postanowień Regulaminu poprzez skorzystanie z funkcjonalności Platformy wymienionej w pkt 5.2 „Usuwanie konta” lub poprzez przesłanie stosownej informacji na adres siedziby Usługodawcy zgodnie z pkt 8.6. Zaniechanie poinformowania Usługodawcy oznacza, że Usługobiorca zaakceptował zmieniony Regulamin.
8.6. Usługobiorca ma prawo rozwiązać Umowę o świadczenie Usług drogą elektroniczną wraz z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych w każdym czasie. Umowy te ulegają rozwiązaniu z chwilą usunięcia Konta Usługobiorcy. W celu usunięcia Konta Usługobiorcy z BoP Usługobiorca może skorzystać z zakładki „Usuń konto” dostępnej w Platformie, a następnie potwierdzić swoje żądanie zgodnie z zapytaniem wygenerowanym przez Platformę lub powinien przesłać na adres siedziby Usługodawcy listownie stosowne pisemne oświadczenie – wówczas w treści żądania powinien zostać podany Login Konta. W przypadku skorzystania przez Usługobiorcę z funkcjonalności dostępnych w zakładce „Usuń konto” Konto zostaje zamknięte niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 24 godzin, zaś w przypadku przesłania żądania listownie Usługodawca usuwa Konto niezwłocznie po otrzymaniu żądania, nie później jednak niż w terminie 14 dni.
8.7. Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę i zaprzestać świadczenia Usługi w następujących przypadkach:
a) naruszenia przez Usługobiorcę lub Użytkownika podrzędnego, za którego działania odpowiada Usługobiorca, istotnych postanowień Regulaminu,
b) umieszczania przez Usługobiorcę lub Użytkownika podrzędnego, za którego działania odpowiada Usługobiorca, treści niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa,
c) wykorzystywania przez Usługobiorcę Usługi niezgodnie ze jej przeznaczeniem,
d) zgłoszenia Usługodawcy sprzeciwu na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych, zgodnie z warunkami ujętymi w pkt 5 Załącznika nr 2 do Regulaminu.
8.8. Wszelkie spory wynikłe na gruncie Regulaminu i Umowy będzie rozstrzygał sąd powszechny Rzeczypospolitej Polskiej.
8.9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, RODO, UŚUDE oraz inne przepisy prawa.

Wersje do druku:
Pełna treść Regulaminu BoP z załącznikami.pdf 
Załączniki - dokument rejestracji i umowa powierzenia.pdf