SAiW COPYRIGHT POLSKA działa w oparciu o ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 1994 r., w szczególności z uwzględnieniem przepisów o OZZ (art. 104–110) oraz przepisów art. 20 i 20[1] oraz rozporządzeń wykonawczych do tych artykułów, a także zezwolenie Ministra Kultury na zbiorowy zarząd z 10 marca 2003 r. Ze względu na formę prawną obowiązującym aktem prawnym jest także ustawa o stowarzyszeniach oraz prawo wewnętrzne: statut i regulamin repartycji, uchwały władz stowarzyszenia.

Nie – Stowarzyszenie Autorów i Wydawców COPYRIGHT POLSKA wypłaca wydawcom wynagrodzenie z tytułu pobieranych opłat reprograficznych niezależnie od tego, czy dany wydawca jest członkiem Stowarzyszenia. Rekompensaty przyznawane wydawcom przez SAiW COPYRIGHT POLSKA, organizację zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, stanowią bowiem realizację ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z 4 lutego 1994 r.) i rozporządzeń wykonawczych do niej.

Podstawą wyliczeń należności dla poszczególnych wydawców są dane o ilości wydanych przez nich książek i ich nakładzie – dane pochodzą z Biblioteki Narodowej, która gromadzi informacje o egzemplarzach obowiązkowych – jak również przeprowadzane na zlecenie SAiW COPYRIGHT POLSKA badania w zakresie struktury kopiowania. SAiW COPYRIGHT POLSKA proces wypłat realizuje w oparciu o szczegółowy regulamin repartycji i wydane w oparciu o niego uchwały Zarządu o wypłacie konkretnych środków. Fakt przyznania wynagrodzenia oraz jego wysokość nie mają zatem związku z przynależnością do Stowarzyszenia, ale z aktywnością wydawniczą podmiotu i realizacją obowiązku o przekazaniu egzemplarza obowiązkowego do Biblioteki Narodowej.

Wynagrodzenie wypłacane jest wydawnictwom będącym samodzielnymi podmiotami prawnymi – nie redakcjom, oddziałom czy też grupom kapitałowym. W przypadku wydawnictw pozostających w strukturach uczelni, szkół wyższych, muzeów, archiwów itp. – tym podmiotom (uczelni, szkole wyższej itd.).

Kwoty wypłat wyliczane są na podstawie pochodzących z Biblioteki Narodowej danych o ilości, rodzaju i nakładzie wydanych w danym roku przez poszczególnych wydawców publikacji (pod uwagę brane są dane z 2 lat poprzedzających repartycję z danego roku), którym – na podstawie wyników corocznych badań struktury kopiowania – przydzielane są proporcjonalne wskaźniki, przez które mnoży się ilość i nakład wydanych w poszczególnych działach książek.

Kserowanie czy inne powielanie utworów (nawet w całości) jest legalne, jeśli wykonywane jest przez osoby fizyczne w ramach własnego użytku osobistego w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Art. 23 ustawy wprowadza bowiem wyjątek w prawie na rzecz użytkowników indywidualnych, pozwalając im bez zgody twórcy (właściciela majątkowych praw autorskich) nieodpłatnie korzystać z już rozpowszechnionych utworów w zakresie własnego użytku osobistego. Zakres ten tłumaczy się jako korzystanie (na różne sposoby, także poprzez powielenie) z pojedynczych egzemplarzy utworów (egzemplarzy własnych, wypożyczonych, użyczonych) przez daną osobę oraz przez krąg osób pozostających z nią w związku osobistym, w szczególności pokrewieństwa, powinowactwa lub stosunku towarzyskiego.

Przepisy prawa umożliwiają w ramach dozwolonego użytku osobistego wykonywanie kopii samodzielnie lub przy pośrednictwie punktu reprograficznego prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie zwielokrotniania utworów. Sytuacja zlecania na rzecz punktów ksero czy innych punktów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie powielania rodzi wobec tych podmiotów konieczność uiszczenia stosownych opłat reprograficznych (art. 20[1] ustawy) z tego tytułu na rzecz SAiW COPYRIGHT POLSKA oraz Stowarzyszenia KOPIPOL (w stosunku 50%:50%). Opłaty te są następnie w ramach repartycji rozdzielane pomiędzy – odpowiednio – wydawców i autorów.

Opłaty przewidziane w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych w art. 20 (producenci i importerzy) i 20[1] (posiadacze urządzeń reprograficznych prowadzący działalność gospodarczą w zakresie zwielokrotniania utworów dla własnego użytku osobistego osób trzecich) w założeniu mają rekompensować wydawcom oraz autorom uszczerbek majątkowy wynikający z dopuszczonej przez prawo eksploatacji utworu dla użytku osobistego. Opłaty pobierane są zatem za działania legalne – za dopuszczenie przez ustawodawcę odstępstwa od konieczności uzyskiwania zgody twórcy czy dysponenta praw majątkowych na korzystanie z jego dzieła, gdy eksploatacja odbywa się w zakresie wykorzystania własnego przez użytkownika. Polskie prawo nie przewiduje możliwości pobierania i dystrybucji opłat za naruszenia, działania nieuprawnione czy piractwo. Przestępstwa te ścigane są na podstawie przepisów karnych ustawy.

Każdej wypłacie towarzyszą trzy dokumenty księgowe: faktura, nota księgowa oraz oświadczenie kompensacyjne. Nota księgowa poświadcza wysokość uznania, czyli kwoty, jaką wydawca otrzymałby na swoje konto, gdyby SAiW COPYRIGHT POLSKA nie ponosiło żadnych kosztów związanych z inkasem i repartycją oraz nie odprowadzało podatku od towarów i usług. Faktura dokumentuje naliczenie VAT-u od usługi redystrybucyjnej wykonywanej przez Stowarzyszenie, natomiast oświadczenie o kompensacie obrazuje pomniejszenie środków przekazywanych na konto wydawcy o koszty Stowarzyszenia i podatek VAT. Wielkość uznania określonego w nocie księgowej jest kwotą przed potrąceniem kosztu jednostkowego przypadającego na wydawcę oraz VAT-u od tego kosztu, natomiast oświadczenie o kompensacie dokumentuje bezgotówkowe rozliczenie, tj. pomniejszenie przekazywanej na konto należności o powyższe wyliczenia.

Stowarzyszenie COPYRIGHT POLSKA zostało objęte obowiązkiem płacenia VAT od wykonywanej dla wydawców usługi, jaką jest pobieranie opłat reprograficznych (od producentów i importerów urządzeń reprograficznych oraz papieru, a także od punktów ksero, gdzie wykonywane są usługi zwielokrotniania materiałów chronionych prawem autorskim dla własnego użytku osobistego zlecających), a następnie ich podział pomiędzy uprawnionych.
Dla każdego wydawcy zostaje proporcjonalnie do wypłaty wyliczony koszt jednostkowy usługi, od którego naliczony zostaje 23% podatek VAT. Wydawca nie zwraca jednak do SAiW COPYRIGHT POLSKA żadnych środków, ponieważ należność potrącana jest automatycznie (i dokumentowana oświadczeniem o kompensacie) przy wpłacaniu wyliczonej kwoty na konto wydawcy. Wydawca zatem nie podejmuje już żadnych działań zwrotnych po otrzymaniu wypłaty.

Taka forma rozliczania jest praktykowana, jednakże tylko po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody SAiW COPYRIGHT POLSKA.

Jeśli podmiot ten prowadził w tym czasie działalność gospodarczą polegającą na produkcji lub imporcie urządzeń lub nośników reprograficznych albo zwielokrotnianiu utworów dla osobistego użytku osób trzecich, jest on zobowiązany do zapłaty zaległych opłat reprograficznych.

Tak. Zachęcamy do korzystania z Systemu Deklaracji Opłat, do którego przekierowanie znajduje się na naszej stronie: www.copyrightpolska.pl. Logować można się również bezpośrednio: www.oplaty.copyrightpolska.pl

Aby złożyć deklaracje opłat za okres do II kwartału 2011 roku włącznie, należy pobrać plik MS Excel dostępny w zakładce Serwis płatnika / Opłaty do 1.07.2011. W razie potrzeby w pobranym pliku można tworzyć dodatkowe arkusze, kopiując jeden z już istniejących. Po wypełnieniu pliku zgodnie z zawartą w nim instrukcją należy wydrukować, podpisać i opieczętować wszystkie arkusze, a następnie zeskanować je i przesłać pocztą elektroniczną na adres biuro@copyrightpolska.pl. Oczywiście można je w zastępstwie przesłać pocztą tradycyjną na adres Stowarzyszenia.
http://www.copyrightpolska.pl/pl/3/37/158/Oplaty-do-1072011

W takim przypadku SAiW COPYRIGHT POLSKA prosi płatnika o sformułowanie oświadczenia stwierdzającego niewystąpienie sprzedaży ww. urządzeń/papieru w danym kwartale (dotyczy producentów i importerów) lub zawieszenie/zakończenie działalności (dot. także punktów ksero) i przesłanie go, po opatrzeniu stosownymi podpisami i pieczęciami, faksem lub w postaci skanu pocztą elektroniczną na adres: biuro@copyrightpolska.pl.

SAiW COPYRIGHT POLSKA przyjmuje, że płatnik przesyłający takie oświadczenie jest świadomy obowiązku odprowadzania opłat reprograficznych do Stowarzyszenia, w związku z czym po złożeniu takiego oświadczenia za dany kwartał więcej takich oświadczeń przesyłać nie musi, aż do momentu gdy wznowi sprzedaż urządzeń reprograficznych i/lub papieru kserograficznego albo na nowo podejmie działalność gospodarczą w zakresie objętym opłatami.

Projekt ARROW Plus jest paneuropejską inicjatywą zmierzającą do zintegrowania istniejących (lub powstających) w poszczególnych państwach unijnych baz danych informacji o książkach z systemem wyszukiwania ARROW. System wyszukiwania informacji o posiadaczach praw ARROW służyć ma bibliotekom oraz innym instytucjom podejmującym działania digitalizacyjne na szeroką skalę w ramach rekomendowanej przez Komisję Europejską akcji szerokiego upowszechnienia dziedzictwa. Ponieważ udostępnienie zdigitalizowanych materiałów wymaga zgody właścicieli praw autorskich, konieczne jest sprawne docieranie do nich czy reprezentujących ich prawa instytucji w celu uzyskania odpowiedniej licencji (czy też informacji o odmowie udzielenia zezwolenia).

ARROW Plus działa zatem na rzecz wydawców i innych posiadaczy praw autorskich, umożliwiając im zarabianie na dziełach, które nie są już przez nich eksploatowane komercyjnie, oraz zapewniając im poszanowanie praw poprzez udzielanie rzetelnej informacji o ich ochronie i zniesienie tym samym argumentu typu „nie wiedziałem do kogo się zwrócić”.

ISTC jest jednym z najmłodszych standardów identyfikacyjnych ISO, który pozwala na zidentyfikowanie i odróżnienie utworu od innych, a także umożliwia pogrupowanie numerów ISBN przypisanych do tego samego tekstu, co jest szczególnie przydatne podczas wyszukiwania i przeprowadzania analiz sprzedaży czy wypożyczeń danego utworu. Podczas gdy ISBN identyfikuje każdy indywidualny format produktu, czyli zarówno książkę w postaci fizycznej, np. w twardej czy miękkiej oprawie, jak i wersję cyfrową, np. audiobook, e-book w postaci PDF − ISTC identyfikuje tekst, który kryje się za każdym z tych formatów – dzięki ISTC można bowiem bazować nie na poszczególnych wydaniach utworu, ale na tekście, który stanowi podstawę owych wydań.

Utwory podlegające identyfikacji za pomocą ISTC są precyzyjnie określone. Muszą być wyrazem pracy o charakterze intelektualnym lub twórczym, mieć formę tekstu (ciąg słów uszeregowanych w odpowiednim porządku) i być przeznaczone do publikacji. Hamlet oraz Duma i uprzedzenie są w tym kontekście całkowicie abstrakcyjnymi całościami, niezależnymi od ich fizycznych czy cyfrowych „opakowań”, w których mogą być przekazane czytelnikowi. Unikalny numer ISTC stosuje się zatem do wszystkich edycji i wersji tego samego tekstu bazowego. ISTC identyfikuje i grupuje w ten sposób wszystkie formaty lub przejawy podstawowego tekstu.

Numer ISTC składa się z 16 znaków stanowiących cztery komponenty oddzielone od siebie pauzami lub spacjami, czyli:

ISTC A02-2010-31F4CB2C-B

Pierwszy i trzeci element opiera się na systemie szesnastkowym i umożliwia użycie cyfr od 0 do 9 oraz liter od A do F. Pierwszy element, np. A02, oznacza numer agencji rejestracyjnej, za pośrednictwem której nadano numer ISTC. Następny element to rok rejestracji. Trzeci to aktualny i jednoznaczny identyfikator tekstu. Ostatni znak to cyfra kontrolna. Ten szesnastkowy system generowania pozwala na zarejestrowanie 4 294 967 296 odrębnych utworów rocznie.

Każdy, kto posiada dostatecznie szeroką wiedzę na temat publikowanego tekstu i jest w stanie podać niezbędne dane charakteryzujące tekst, niezbędne do rejestracji. Zwykle jest to wydawca lub autor utworu albo biblioteka czy, jak w przypadku innych krajów europejskich – agencja bibliograficzna.

Jedynym uprawnionym podmiotem jest Agencja Rejestracyjna ISTC, działająca na podstawie udzielonej jej licencji przez Międzynarodową Agencję rejestracyjną ISTC z siedzibą w Londynie.
Listę akredytowanych agencji dla poszczególnych krajów można znaleźć pod tym adresem:
http://istc-international.org/html/registration.aspx

W Polsce działa jedna Agencja Rejestracyjna ISTC – przy Stowarzyszeniu Autorów i Wydawców COPYRIGHT POLSKA. Agencja została zarejestrowana w marcu 2011 r.