Obowiązek uiszczenia stosownej opłaty powstaje w przypadku sprzedaży wyprodukowanego lub sprowadzonego do Polski urządzenia reprograficznego na rzecz każdej osoby trzeciej.

W przypadku urządzeń oddawanych przez producenta lub importera w leasing obowiązek powstaje z chwilą przeniesienia własności urządzenia na rzecz leasigobiorcy, oczywiście o ile strony postanowią, że własność urządzenia przechodzi na leasingobiorcę po zakończeniu umowy leasingu.

Dla powstania obowiązku zapłaty nie ma znaczenia okoliczność czy urządzenie było uprzednio używane, jak długo i przez kogo. Istotne natomiast jest czy sprzedający był producentem lub importerem urządzenia.