PYTANIA I ODPOWIEDZI - FAQ

• 1. Co muszę zrobić, aby uzyskać rekompensatę z opłat reprograficznych??

Niezbędna jest rejestracja Wydawnictwa w Systemie Repartycyjno-Członkowskim (SRC), dostępnym na stronie: https://repartycja.copyrightpolska.pl/login i przekazania za jego pośrednictwem danych do tegorocznej repartycji opłat reprograficznych – niezależnie od tego, czy w ciągu ostatnich kilkunastu lat uzyskiwali Państwo środki ze Stowarzyszenia Autorów i Wydawców COPYRIGHT POLSKA (przed 2014 r.: SAiW „Polska Książka”) z rekompensat z opłat reprograficznych i przekazywali w związku z tym dane.

W związku ze zmianą zasad naliczania tych rekompensat z początkiem 2021 r. (szczegółowe informacje znajdą Państwo na naszej stronie internetowej: Zasady repartycji opłat reprograficznych), niezbędne jest wskazanie posiadanych przez Wydawnictwo autorskich praw majątkowych lub praw pokrewnych w 2022 r. i zsumowanej sprzedaży egzemplarzy tych publikacji w tymże 2022 r., najpóźniej do 30 kwietnia 2024 r. – do tego służy właśnie System SRC.

Bez tych danych naliczenie i wypłacenie Państwu rekompensaty z opłat reprograficznych w tym roku będzie niemożliwe.

• 2. Czy wystarczy się zarejestrować w Systemie SRC?

Nie – rejestracja w Systemie SRC to dopiero pierwszy krok w celu uzyskania rekompensaty z opłat reprograficznych.

Kolejnym krokiem jest aktywowanie konta, co wymaga podpisania dokumentu rejestracyjnego (który wygenerował się w wyniku Państwa rejestracji) przez osoby upoważnione do reprezentowania Wydawnictwa (zgodnie z danymi z KRS, CEIDG lub innego rejestru – ew. dołączenia kopii lub skanu pełnomocnictwa osoby tam niewskazanej) i przesłanie równolegle:

1. skanu podpisanego dokumentu na adres mailowy repartycja@copyrightpolska.pl oraz
2. oryginału na krakowski adres Stowarzyszenia (ul. Krupnicza 12/6, 31-123 Kraków).

Dzięki temu będziemy mogli aktywować Państwa konto w Systemie SRC, a Państwo będą mogli przekazać dane niezbędne do repartycji w 2023 r.: zarejestrować wydane w 2022 r. lub w latach wcześniejszych publikacje książkowe, druki kartograficzne lub muzyczne, do których w ciągu 2022 r. przysługiwały Państwu autorskie prawa majątkowe lub prawa pokrewne, jak również podać zsumowaną liczbę sprzedanych egzemplarzy tych publikacji w 2022 r. Na przekazanie do Systemu SRC wszystkich tych danych mają Państwo czas do końca kwietnia (30 kwietnia) 2024 r. – po tym terminie System zablokuje możliwość wprowadzania nowych danych i udział w tegorocznej repartycji będzie niemożliwy.

• 3. Czy można zgłaszać tylko tytuły wydane w 2022 r.?

Nie - można zgłaszać nie tylko tytuły wydane w 2022 r., ale również starsze, o ile Wydawnictwo wciąż posiadało do nich autorskie prawa majątkowe lub prawa pokrewne w 2022 r. (niezależnie od tego, czy były one sprzedawane, czy – np. z powodu wyczerpania nakładu – niedostępne w sprzedaży).

Prosząc Państwa o wykaz tytułów, do których przysługiwały Państwu autorskie prawa majątkowe lub prawa pokrewne np. w 2022 r., nie chodzi o tytuły wydane wyłącznie w tym roku, ale o wszystkie tytuły – również wydane wcześniej (nawet wydane w 1979 r., kiedy zaczęto nadawać w Polsce numery ISBN) – pod warunkiem, że w 2022 r. (wciąż) przysługiwały Państwu do nich autorskie prawa majątkowe.

Zachęcamy w związku z tym do uzupełnienia wykazu zgłaszanych tytułów o publikacje wydane również w latach 1979-2020, o ile w 2022 r. (wciąż) przysługiwały Państwu do nich autorskie prawa majątkowe.

Warto uzupełnić wykaz o starsze tytuły, ponieważ na każdą zgłoszoną publikację, której na podstawie danych Biblioteki Narodowej uda się przyporządkować kategorię wydawniczą, zostaną naliczone środki dla Państwa. Innymi słowy liczy się liczba tytułów.

Dla ułatwienia Państwu rejestrowania tytułów w Systemie SRC udostępniamy wzorcowy plik Excel do importu danych [PLIK] wraz z instrukcją jego uzupełnienia [INSTRUKCJA].

• 4. Czy można zgłaszać do Systemu SRC czasopisma?

Nie - zgłoszeniu do Systemu SRC podlegają wyłącznie książki, druki kartograficzne i druki muzyczne.

Prosimy nie zgłaszać czasopism – numer ISSN, który mogą Państwo wskazywać jako metadaną rejestrowanych publikacji, przewidziany jest dla monografii naukowych, wydawanych jako serie wydawnicze, opatrzone właśnie numerem ISSN.

Stowarzyszenie Autorów i Wydawców COPYRIGHT POLSKA inkasuje opłaty reprograficzne dla wszystkich wydawców, przy czym rekompensaty z tych opłat dla wydawców: książek, druków muzycznych i druków kartograficznych wypłaca bezpośrednio (właśnie w oparciu o System SRC), a środki dla wydawców czasopism czy wydawców prasowych są przekazywane do podziału i wypłaty Stowarzyszeniu Dziennikarzy i Wydawców REPROPOL, które dzieli i wypłaca rekompensaty za wydawane przez Państwa czasopisma lub prasę.

• 5. Czy należy usuwać publikacje zgłoszone w latach 2021, 2022 lub 2023, za 2019, 2020 lub 2021 r., do których wyczerpał się w 2022 r. nakład?

Nie - publikacja, zgłoszona w Systemie SRC w 2021, 2022 lub w 2023 r., której wyczerpał się nakład, nie musi być usunięta z Systemu SRC.

Weryfikując obecnie tytuły zgłoszone w w 2021, 2022 lub w 2023 r., do których w ciągu 2019, 2020 lub w 2021 r. przysługiwały Państwu autorskie prawa majątkowe, usuwają Państwo pod kątem tegorocznej repartycji jedynie te tytuły, do których w 2021 r. już nie przysługiwały Państwu autorskie prawa majątkowe lub prawa pokrewne (np. wygasła licencja albo sprzedali Państwo innemu wydawnictwu prawa do danego tytułu).

Jeżeli wyczerpał się nakład danego tytułu w 2022 r., ale Wydawnictwo wciąż miało w tym okresie prawa majątkowe do tego tytułu, to nie muszą go Państwo usuwać z wykazu publikacji, ale wystarczy poprzez edycję zmienić oznaczenie z „dostępny w sprzedaży” na „niedostępny w sprzedaży”; analogicznie postępują Państwo w sytuacji odwrotnej – nakład zgłoszonego w ubiegłym roku jako niedostępny w sprzedaży w 2019, 2020 lub 2021 r. tytułu został w 2020, 2021 lub 2022 r. wznowiony i wówczas wystarczy zmienić oznaczenie z „niedostępny w sprzedaży” na „dostępny w sprzedaży”.

Zachęcamy do zgodnego ze stanem faktycznym oznaczania dostępności handlowej Państwa publikacji, biorąc pod uwagę fakt, że niektóre kategorie wydawnicze uzyskiwały wyższe rekompensaty w przypadku tytułów niebędących w sprzedaży niż sprzedawanych.

• 6. Czy należy podać wysokość nakładów?

Nie - zgłoszeniu podlega zsumowana liczba sprzedanych egzemplarzy publikacji, a nie ich nakładu.

O ile do końca 2020 r. prosiliśmy Państwa o dane o nakładach, tak teraz zamiast nakładu środki naliczane są na faktycznie sprzedane egzemplarze publikacji. Z uwagi na Państwa tajemnice handlowe prosimy Państwa o zsumowaną liczbę wszystkich sprzedanych dwa lata wcześniej egzemplarzy publikacji, do których w tym okresie przysługiwały Państwu autorskie prawa majątkowe lub prawa pokrewne.

Warto uzupełnić te dane w Systemie SRC, ponieważ 1/3 środków każdego roku dzielona jest właśnie w oparciu o te dane o sprzedaży.

• 7. Do kiedy mogą przekazać dane do repartycji w 2024 r.?

Do końca kwietnia (wtorek, 30 kwietnia) 2024 r. (do godz. 23.59) mogą Państwo zgłaszać dane tegorocznej repartycji opłat reprograficznych.

Zachęcamy jednak Państwa do nieodkładania tego na ostatnią chwilę i wprowadzenia wszystkich danych do końca lutego lub marca 2024 r. Dzięki temu, w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów, będziemy w stanie pomóc Państwu, co w ostatnich tygodniach kwietnia może być utrudnione z powodu spodziewanych licznych telefonów i maili w tym okresie.

• 8. Jaką rolę odgrywają egzemplarze obowiązkowe przekazywane do Biblioteki Narodowej?

Fundamentalną – jeżeli wydawca nie dostarczył egzemplarza obowiązkowego zgłaszanej w Systemie SRC publikacji do Biblioteki Narodowej, gdzie został on uwzględniony w narodowej bibliografii, a specjaliści Biblioteki przyporządkowali mu określoną kategorię wydawniczą (książka naukowa lub akademicka, podręcznik szkolny, książka fachowa lub zawodowa, książki popularna lub popularnonaukowa, książka beletrystyczna, druk muzyczny lub druk kartograficzny), to System SRC nie będzie w stanie przyporządkować tej kategorii zgłoszonej publikacji, w wyniku czego nie będzie można naliczyć odpowiedniej stawki rekompensaty do tej publikacji.

Dlatego przypominamy zarówno o wynikającym z przepisów prawa obowiązku przekazywania Bibliotece Narodowej egzemplarzy obowiązkowych (ustawa z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych), jak i z praktycznej doniosłości związanej z możliwością naliczenia odpowiedniej stawki rekompensaty lub jej braku zgłaszanych w Systemie SRC publikacji.